Online-Befragungen - Das Fachwissen hinter den Vorteilen
Veröffentlicht von Bernd Volkert in Methoden · 11 Februar 2021
In diesem Blogbeitrag erfahren Sie mehr über professionelle Online-Befragungen. Vor allem werden die speziellen Vorteile gegenüber herkömmlichen Befragungen aufgezeigt. Damit verbunden werden anschließend die Ansprüche dargelegt, die an das geforderte Know-how zu stellen sind, um größere Online-Befragungen erfolgreich absolvieren zu können.Online-Befragungen und ihre VorteileOnline-Befragungen sind Befragungen über das heutzutage überall zugängliche Internet. Der Fragebogen ist dabei über eine bestimmte Webpage erreichbar. Für die zu Befragenden wird dann i.d.R. ein spezifischer Zugriff auf den Fragebogen eröffnet. Es gibt aber auch die Möglichkeit des vollkommen offenen Zugriffs. Dieses kann sinnvoll sein, wenn man möglichst viele Personen erreichen möchte, und es nicht auf Repräsentativität ankommt. Ein Beispiel sind etwa Befragungen, die der Sammlung von Ideen dienen.Online-Befragungen verfügen über große Vorteile, dieses gerade gegenüber schriftlich-postalischen Befragungen. Hierzu gehören etwa:
- Sehr leichter Zugang: ein niedrigschwelliger, unkomplizierter technischer Zugang zur Befragung über viele verschiedene Zugangsgeräte vom PC bis hin zu Tablets und Smartphones;
- Geschlossener Befragungskreis: die Möglichkeit des geschlossenen Befragungskreises mit Prüfung der Einmaligkeit der Beantwortung über individuelle Codes sowie schnelle Erreichbarkeit der zu Befragenden via E-Mail;
- Offener Zugriff: bei Bedarf aber auch die Möglichkeit des offenen Zugangs zur Befragung für einen großen Befragungskreis über einen spezifischen Weblink oder eine komplett öffentliche Website mit entsprechendem Linkbutton;
- Schnelle Einsatzfähigkeit: Schnelligkeit der Durchführung der Befragung im Vergleich zu anderen Befragungsformen (z. B. nur relativ kurze Vorlaufphase bis zur Aktivschaltung der Befragung, kein Drucken von Fragebögen);
- Schneller Befragungstestlauf: direkte Möglichkeit des Durchtestens des Fragebogens einschließlich des Funktionierens der Antwortablage;
- Kontinuierliches Online-Monitoring: laufende Überprüfung des Rücklaufs, Verfolgung der eingehenden Antworten im Zeitverlauf sowie laufende Auswertung und frühes Erkennen sich abzeichnender Strukturen oder Trends;
- Flexible Nachfassaktionen: flexibel bestimmbare Zwischenschaltung von Nachfassaktionen zur Erhöhung der Rücklaufquote (Zeitpunkt, sehr schnelle, präzise Auswahl der Nachfasskandidaten);
- Unkomplizierte Verlängerung: kurzfristige, flexible Nachjustierung des Befragungszeitraums etwa wegen eines noch nicht zufriedenstellenden Rücklaufs;
- Geringerer Antwortaufwand: Insgesamt geringerer Aufwand für die Befragten (dagegen postalisch: Entgegennahme, Ausfüllen und Rücksenden);
- Fragenreduzierung durch Weichenstellung: Vermeidung der Beantwortung nicht zutreffender Fragen durch flexible Weichenstellung (Umgehung) im Fragebogen,
- Kürzere Auswertungszeit und geringerer Auswertungsaufwand: Auswertung im Wege der Direktübernahme der Antwortergebnisse in das vorgesehene Auswertungstool;
- Eindeutiger Kostenvorteil: Nicht zuletzt sind Online-Befragungen in der Kalkulation merklich günstiger als andere Befragungen.
Das geforderte spezifische Know-howSo vorteilhaft und leicht zugänglich Online-Befragungen auch sind, ihre Erstellung und Durchführung setzt Spezialwissen und entsprechende Erfahrung voraus. Jenseits der sachgerechten Formulierung der Fragen zum Online-Fragebogen und der Bildung der sachlogisch richtigen Reihenfolge der Fragen ist zusätzliches Know-how gefordert, das für Online-Befragungen typisch ist.Dieses besteht nicht allein, aber im Besonderen in der genauen Kenntnis des Online-Befragungstools und seiner Gestaltungsmöglichkeiten, denn professionelle Befragungen sind in der Regel inhaltlich durchaus ausdifferenziert, zielen auf einen großen Befragungskreis und müssen folglich flexibel gestaltbar sein.Nach Arbeitsphasen geordnet gilt es zunächst, den selbst erstellten oder vom Auftraggeber zugelieferten Fragenkatalog mit dem Onlinebefragungs-Tool technisch einzurichten. Dazu ist in der Reihenfolge der Arbeitsschritte Folgendes wichtig:
- die Einrichtung einer optisch eindeutigen Einstiegsseite im Fall der codierten, anonymen Online-Befragung,
- die Einrichtung einer ansprechenden Begrüßungsseite (Homepage der Befragung) zwecks Motivation zur Befragungsteilnahme und Darlegung der vorgesehenen Maßnahmen des Datenschutzes[i.d. R. mit einschlägigem Logo und/oder Schriftzug einschl. einer deutlich herausgehobenen Überschrift für das Befragungsthema, den Befragungsanlass],
- ggf. die Zwischenschaltung einer separaten Einstiegsseite zu den Themen der Befragung als Vorabinformation, worum es im Einzelnen geht,
- nachfolgend die eigentliche Einrichtung der Fragen unterschiedlichen Typs wie Ein-Antwort-Fragen, Mehrfach-Antwort-Fragen ggf. mit abschließendem offenen Textfeld, offene Fragen zur Eingabe von Texten, Fragefelder zur Eingabe von Zahlen, Skalenfragen mit entsprechenden Bewertungsskalen, Matrixfragen etc.,
- der gliederungsgerechte Einbau von Seitenvorschüben für eine bessere Übersicht,
- die bedarfsgerechte Schaltung von bedingten Verzweigungen, um die entsprechende Frage nur dem jeweils anzusprechenden Teil der Befragten zu stellen,
- die Einrichtung einer passend gestalteten Abschlussseite mit einem Dankeschön und dem Hinweis auf die endgültige Beendung der Fragebogenausfüllung,
- die Ermöglichung eines unkomplizierten Ausdrucks der Fragenliste,
- die Einrichtung der Option der nochmaligen, individuellen Freischaltung des Online-Fragebogens für den Fall des versehentlich vorzeitigen Abschlusses der Befragung.
In einer weiteren Arbeitsphase ist die Einrichtung und Ansprache des jeweils vorgesehenen Kreises der zu Befragenden zu lösen. Dabei geht es um die folgenden technischen Schritte:
- Individualisierung und Anonymisierung der Adressierung: die Erzeugung individueller Zugangscodes für den jeweiligen Adressatenkreis, denn auch Online-Befragungen sollen i. d. R. anonymisiert erfolgen,
- Erzeugung der Zugangslinks: direkte Verbindung des Links der Befragungsseite mit den individuellen Zugangscodes und/oder die Erzeugung von QR-Codes mit hinterlegten, individuellen Zugangslinks,
- Versand:
- Erstellung eines Serienbriefs für die Ankündigung und Einladung zur Befragung mit direkter Verbindung zur Liste der individuellen Zugangslinks,
- Versand des Serienbriefs in digitaler Form mit Zugangslink oder postalisch per Serienbrief mit vorgedrucktem Zugangslink und/oder dem spezifischen QR-Code für den Zugang per Smartphone, Tablet etc.,
- DGSVO-konformer Datenschutz: SSL-Verschlüsselung der Übertragungswege/der Übertragung des Fragebogens, zertifizierter Daten-/Ablage-Server ISO 27001 (Hosting in Deutschland).
In der Vorphase der aktiven Befragungsphase sind die Serienbriefe mit Ankündigung und Einladung zur Befragung sowie mit den notwendigen Hinweisen (Termine wie Befragungsbeginn, Befragungsende, ggf. E-Mail-Adresse für Nachfragen bei Unklarheiten) zu versenden. Dieses kann postalisch oder digital geschehen.Während der Aktivphase (aktive Befragungsphase) ist laufend das Antwortverhalten zu beobachten (Antwortverhalten im Zeitverlauf und Rücklaufquote, ggf. auch Erkennen von Problemen mit bestimmten Fragen). Wichtig ist dabei, dass zunächst in anonymisierter Form exakt bestimmt werden kann, welche Adressaten noch nicht geantwortet haben. Zugleich können auf der Grundlage von Schnellauswertungen sich abzeichnende Verteilungen, Trends usw. rezipiert werden. Diese Vorabinformationen können dem Auftraggeber auf Wunsch zeitnah zur Verfügung gestellt werden.Möglicherweise stellt man im Zuge der Auswertungen fest, dass der Befragungsrücklauf noch zu wünschen übrig lässt. Auf Wunsch des Auftraggebers kann dann kurzfristig eine Nachfassaktion erfolgen. Dazu wird ein Erinnerungsschreiben mit erneuter Bitte zur Teilnahme erstellt und an die betreffenden Personen verschickt - wiederum per E-Mail oder postalisch. Falls der postalische Versand zu lange dauert, kann die Erinnerung in allgemeinerer Form erfolgen, und zwar über entsprechende Medien wie passende Webpage, Newsletter, Tageszeitung, Nachrichtenblatt, Amtsblatt u.a.m.Für die eigentliche Auswertungsphase ist es wichtig, die Befragungsergebnisse aus dem Befragungstool möglichst übergangslos in professionelle Statistik-Tools übernehmen zu können. Danach kann die detaillierte Auswertung der gewonnenen Antworten beginnen.Die Erfahrung von ISW Consult mit Online-Befragungen lehrt in diesem Zusammenhang, dass jeder Befragungsauftrag individuelle Besonderheiten aufweist, auf die flexibel einzugehen ist. Die Zahl der am Ende zu setzenden Parameter ist angesichts der verschiedenen Wünsche und Anforderungen regelmäßig einfach zu groß, um von einer schlichten Standardaufgabe sprechen zu können.Und dieses Know-how gewinnt man erst mit der Erfahrung im Umgang mit dem Befragungstool und den tatsächlichen Befragungsvarianten. Fragen Sie uns: kontakt@isw-consult.de.
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